履歴書はじっくり読まれず、ざっと目を通されます。短い時間で要点が伝わる構成と、よくある失敗をまとめました。
採用担当者は一つの求人に集まった多くの書類を、限られた時間で確認しなければなりません。そのため履歴書は最初から最後まで精読されるより、上から下へ素早く目を通され、引っかかるところがあったときだけ立ち止まって読まれます。この事実から、履歴書作りの原則はほとんど導けます。大事なことは上に、各項目の要点は文の頭に、段落より短い行で書くことです。飾りの多いデザインより、構成のはっきりした簡潔な様式のほうがたいてい読みやすくなります。会社が求めていない個人情報を入れる必要はなく、何を書くべきかは求人と会社の案内に従えば十分です。
会社が指定した様式があれば、まずそれに従います。自由形式なら次の順序が無難です。職歴のある人は職歴を学歴より前に置き、職歴は新しいものから順にさかのぼって書きます。新卒なら学歴やプロジェクト、活動を前のほうに置きます。分量は経歴に比べて長くなりすぎないようにし、応募職種と関係の薄い古い職歴は短くまとめます。
いちばん多い弱点は、職歴欄が業務の一覧で埋まっていることです。「顧客からの問い合わせ対応」「月次報告書の作成」と書くと、その席にいた誰でも書ける文になります。同じ仕事でも、何を変えてどんな結果が出たかを書けば、その人だけの文になります。たとえば「よくある問い合わせを種類別に整理して案内文を作り、同じ問い合わせを減らした」のように、行動と結果を一行に収めます。数字があると説得力が増しますが、面接で根拠を説明できる数字だけを使います。一行を書くとき、「何をしたか」より「それで何が変わったか」を自分に問うと、結果中心の文が自然に出てきます。結果が数字で残っていなければ、減った手間、新しくできた手順、同僚や顧客が感じた変化のように目に見える違いを書けば大丈夫です。
一つの履歴書を何十社にそのまま送るより、基本の版を作っておき、応募のたびに手を入れるほうが結果につながります。求人の応募資格と歓迎条件を読み、当てはまる経験を上に移し、表現を合わせます。求人に書かれた職務の用語を自分の経験に合う形で使うと、担当者がつながりを見つけやすく、書類を自動で振り分ける仕組みを使う会社でも不利になりません。ただし、していない仕事を求人に合わせて作り上げてはいけません。直した版は応募先の名前を付けて別に保存しておくと、面接の直前にその会社へ何を送ったかを見直せます。
新卒や職種を変える人は、勤務経験ではなく職務に通じる経験を示す必要があります。授業の課題、個人のプロジェクト、アルバイト、ボランティアでも、その中で担った役割と結果を書けば十分な材料になります。職歴の間に空白があるなら、隠すより簡単に説明するほうが無難です。学業、家族の介護、体調の回復、準備期間など理由を一行で書き、その間に身につけたことがあれば添えます。面接で聞かれたときに同じ内容で答えられれば十分です。職種を変えるなら、前の仕事から新しい職務に持ち込める力、たとえば日程管理や顧客対応、資料の整理などを前面に出すのも一つの方法です。
次のような失敗は、中身がよくても書類の印象を下げます。ほとんどは提出前に読み直すだけで防げます。
履歴書に書いたことはすべて面接で質問されうると考えておきましょう。誇張した一行が面接全体の信頼を崩すこともあり、学歴や職歴を事実と違えて書けば入社後でも問題になりえます。最後に次の項目を確かめてから提出してください。
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